Política de Privacidad / Privacy Policy

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

Sofía AI Engine ("la Plataforma", "nosotros", "nuestro") es un sistema de software conversacional y automatización operativa para pequeñas y medianas empresas con operaciones en Estados Unidos (Florida) e Iberoamérica. La plataforma procesa comunicaciones entrantes a través de canales oficiales como WhatsApp Cloud API (Meta Platforms Inc.) e Instagram DM.

Contacto de Privacidad y Delegado de Protección de Datos (DPO):
Correo electrónico: privacy@sofia-ai.com
Jurisdicción: Estado de Florida, Estados Unidos.

2. Datos Personales que Recopilamos

Al interactuar con nuestros agentes conversacionales de WhatsApp o portal de demostración, podemos recopilar:

• Datos de Identificación y Contacto: Número de teléfono en formato internacional (E.164), nombre de usuario de WhatsApp y dirección de correo electrónico provista voluntariamente.
• Contenido de las Conversaciones: Mensajes de texto, notas de voz enviadas para transcripción por IA, selección de botones interactivos y solicitudes de citas o cotizaciones.
• Información Transaccional y de Citas: Fechas de agendamiento, referencias de pago en USD y etapas del embudo comercial en el CRM local.
• Metadatos Técnicos: Identificadores de mensaje de WhatsApp (WAMID), marcas de tiempo (timestamp) y canal de procedencia.

3. Finalidades y Base Legal del Tratamiento

Tratamos sus datos con las siguientes finalidades legítimas:

• Responder de manera autónoma, inmediata y personalizada a sus preguntas, consultas de servicios y solicitudes de precios.
• Agendar y confirmar citas en calendarios de negocios locales en Florida.
• Generar enlaces seguros de pago en USD para depósitos o liquidación de servicios.
• Escalar oportunamente la conversación a un operador humano del negocio cuando la consulta lo requiera.
• Cumplir con las obligaciones legales y de seguridad de la plataforma Meta Platforms Inc.

4. Terceros Proveedores de Tecnología y Subencargados

Para prestar el servicio, Sofía AI Engine se integra estrictamente con los siguientes proveedores verificados:

• Meta Platforms Inc. (WhatsApp Cloud API & Instagram): Para el transporte cifrado y entrega de los mensajes conversacionales.
• Google Cloud (Google GenAI / Gemini API): Para el procesamiento de lenguaje natural y embeddings vectoriales. Los datos procesados mediante la API empresarial de Gemini NO son utilizados para entrenar modelos fundacionales públicos de Google.
• Microsoft Edge TTS: Para la generación y síntesis de audio neural adaptativo.

5. Seguridad, Cifrado y Retención

Implementamos medidas técnicas y organizativas de estándar bancario:

• Cifrado en Tránsito: Comunicaciones protegidas mediante TLS 1.3 / HTTPS estricto y firmado criptográfico HMAC-SHA256 para webhooks de Meta.
• Sanitización de Secretos: Filtrado preventivo de tokens de acceso (`_scrub_meta_token`) para evitar cualquier exposición de credenciales.
• Retención: Las conversaciones se conservan durante el tiempo necesario para la atención del cliente o hasta que el titular ejerza su derecho de eliminación.

6. Sus Derechos (GDPR, CCPA y Florida Digital Bill of Rights)

Usted tiene derecho en cualquier momento a:

• Acceder a los datos que mantenemos sobre usted.
• Rectificar información incompleta o inexacta.
• Eliminar (Derecho al Olvido): Solicitar la eliminación total e irrevocable de su número, nombre e historial de mensajes.
• Oponerse o revocar su consentimiento para comunicaciones futuras.

7. Instrucciones para la Eliminación de Datos (Meta User Data Deletion)

En cumplimiento con las políticas para desarrolladores de Meta, puede solicitar la supresión inmediata de sus datos a través de:

• Nuestra página directa: Instrucciones de Eliminación de Datos.
• Enviando un mensaje de WhatsApp al asistente con el comando: ELIMINAR MIS DATOS o DELETE MY DATA.
• Escribiendo un correo a privacy@sofia-ai.com indicando su número telefónico. Su solicitud se procesará en menos de 24 horas hábiles.

1. Data Controller Information

Sofía AI Engine ("the Platform", "we", "our") is an enterprise conversational AI platform that powers automated, reliable customer service for businesses operating in Florida (US) and Latin America. Our system integrates directly with official channels including the WhatsApp Cloud API (by Meta Platforms Inc.) and Instagram DM.

Privacy Officer & Data Protection Contact:
Email: privacy@sofia-ai.com
Jurisdiction: State of Florida, United States.

2. Data We Collect

When you interact with a business through our WhatsApp AI assistant or demo portal, we collect:

• Contact & Identity Data: International telephone number (E.164 format), WhatsApp profile name, and email address if voluntarily provided.
• Conversation Records: Inbound/outbound text messages, voice notes submitted for neural speech-to-text transcription, quick-reply button clicks, and appointment inquiries.
• Booking & Transactional Data: Appointment timestamps, transaction identifiers in USD, and CRM stage progressions.
• Technical Metadata: WhatsApp message IDs (WAMID), timestamps, delivery status, and channel origin.

3. Purposes & Legal Basis for Processing

We process your personal information strictly for legitimate operational purposes:

• Providing instant, automated conversational answers regarding merchant services and confirmed catalog prices in USD.
• Scheduling and managing appointments directly on merchant calendars.
• Generating secure payment and checkout links.
• Escalating complex, medical, or legal questions to designated human operators.
• Ensuring compliance with Meta Platform Terms and preventing abusive behavior.

4. Third-Party Sub-Processors

To provide high-availability AI services, we rely on vetted sub-processors:

• Meta Platforms Inc. (WhatsApp Cloud API): For message transmission, webhook delivery, and interactive UI component rendering.
• Google Cloud (Google GenAI / Gemini API): For natural language understanding and vector retrieval. Customer conversation data is not used to train Google's public foundation models.
• Microsoft Edge TTS: For adaptive neural text-to-speech audio synthesis.

5. Security & Data Retention

We implement modern enterprise safeguards including end-to-end TLS 1.3 encryption in transit, HMAC-SHA256 signature verification for Meta webhooks, proactive token scrubbing (`_scrub_meta_token`), and strict database tenant isolation. Data is retained only as long as necessary to service the customer relationship or until deletion is requested.

6. User Rights & Data Deletion (Meta Compliance)

In full compliance with GDPR, CCPA/CPRA, the Florida Digital Bill of Rights (FDBR), and Meta Developer Policies, you may request the complete deletion of your data at any time:

• Visit our dedicated Data Deletion Instructions Page.
• Send a WhatsApp message containing DELETE MY DATA or ELIMINAR MIS DATOS.
• Email privacy@sofia-ai.com with your phone number. Requests are processed within 24 business hours.